Pazaryeri Siparişlerinden Otomatik e-Fatura Nasıl Kesilir?

Otomatik e-fatura, pazaryerinden gelen sipariş verisinin (alıcı adı, adres, ürün, fiyat, indirim, kargo) elle yazılmadan fatura alanlarına aktarılması, satıcının ve alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenmesi ve faturanın pazaryerine geri iletilmesidir. Doğru kurulduğunda 7 günlük fatura süresi kaçmaz, tutarlar pazaryeriyle birebir tutar ve aynı siparişe iki fatura kesilmez. Bu rehberde kurulumun her adımını, alan eşleme kurallarını ve dikkat edilmesi gereken vergi kurallarını anlatıyoruz.

Otomatik e-fatura akışı nasıl işler?

Satıcının kendi kullandığı yazılım ne olursa olsun akış aynı adımlardan oluşur:

1. Sipariş çekilir. Pazaryeri API'sinden sipariş ve paket numarası, alıcı, adres, ürün satırları, indirimler ve ödeme bilgisi alınır.
2. Belge türü belirlenir. Satıcı e-Fatura mükellefiyse ve sipariş kurumsalsa vergi numarası GİB kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulanır. Yalnız e-Arşiv kullanan satıcıda bütün siparişler e-Arşiv olarak faturalanır.
3. Fatura taslağı oluşur. Sipariş alanları aşağıdaki eşleme kurallarıyla fatura alanlarına aktarılır.
4. Kontrol yapılır. KDV oranı, genel toplam, zorunlu alanlar ve aynı pakete daha önce fatura kesilip kesilmediği kontrol edilir.
5. Fatura düzenlenir. Fatura özel entegratör veya GİB altyapısı üzerinden e-Fatura ya da e-Arşiv olarak oluşturulur. e-Arşiv fatura bilgileri GİB'e en geç faturanın düzenlendiği günü izleyen günün sonuna kadar raporlanır.
6. Fatura pazaryerine iletilir. Dosya yüklenir veya fatura bağlantısı gönderilir.
7. Sipariş "faturalandı" olarak işaretlenir. Fatura numarası siparişle birlikte saklanır.

Faturanın hangi anda kesileceğini de baştan belirleyin. En yaygın tercih, sipariş paketlenip kargo etiketi oluşturulduğu andır; böylece iptal edilen siparişlere fatura kesilmez ve süre de aşılmaz.

Sipariş verisinden fatura alanlarına eşleme tablosu

Otomasyonun kalitesi, sipariş alanlarının faturaya doğru aktarılmasına bağlıdır. Aşağıdaki tablo en sık kullanılan eşleşmeleri ve dikkat edilecek noktaları gösterir:

Vergiler dahil fiyattan vergiler hariç birim fiyata geçerken kuruş farkları oluşabilir; formüller ve yuvarlama için KDV hesaplama yazımıza bakın. Faturanın genel toplamı, müşterinin ödediği tutarla aynı olmalıdır.

Trendyol'un karşıladığı kupon ve indirim tutarları için satıcı Trendyol'a ayrı e-fatura düzenler (Finans > Fatura Listeleme > Trendyol'a Kesmem Gereken Faturalar). Bu faturalar müşteri faturasından ayrı bir süreçtir; otomasyonu kurarken bunları da takvime alın.

e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Belge türünü önce satıcının, sonra alıcının durumu belirler. e-Fatura mükellefi bir satıcı, alıcı GİB'de kayıtlı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse (nihai tüketici dahil) e-Arşiv fatura düzenler. e-Fatura mükellefi olmayan, yalnız e-Arşiv kullanan satıcı ise alıcı kayıtlı bir şirket olsa bile e-Arşiv fatura keser; bu fatura geçerlidir ve iptal edilip e-Fatura olarak yeniden düzenlenmez.

Kâğıt fatura seçeneği de büyük ölçüde kalktı: 1.1.2026'dan itibaren basit usul ve işletme hesabı esası dışındaki mükellefler bütün faturalarını tutarına bakmadan e-Arşiv olarak düzenler; basit usul ve işletme hesabı mükellefleri 2026 boyunca vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturaları e-Arşiv olarak düzenler.

Trendyol sipariş verisinde commercial=true alanı siparişin kurumsal olduğunu gösterir. e-Fatura mükellefiyseniz otomasyon bu durumda vergi numarasını GİB kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulamalıdır; liste sürekli güncellendiği için sorgu sonucunu uzun süre önbellekte tutmayın. Yalnız e-Arşiv kullanıyorsanız sorgu belge türünü değiştirmez, ancak faturaya şirket unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası eksiksiz yazılmalıdır. Sorgunun nasıl yapıldığını e-Fatura mükellefi sorgulama yazımızda, iki belge arasındaki farkları e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazımızda anlattık.

Fatura ne zaman kesilmeli? 7 gün kuralı

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir; bu sürede düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Sürenin nasıl sayıldığını fatura kaç gün içinde kesilmeli yazısında ayrıntılı anlattık.

Pazaryerlerinin kendi kuralları da bu yasal sürenin içinde kalır:

• Hepsiburada: Fatura ilgili siparişe yüklenir veya entegrasyonla iletilir; güncel süre ve dosya kurallarını satıcı panelinden kontrol edin.
• n11: Fatura, panelde gösterilen mağaza fatura tutarı üzerinden ve ürün kargoya verilmeden önce kesilir.
• Trendyol: İleri tarihli fatura eklenemez.

Otomasyonda en güvenli yaklaşım, faturayı kargoya verme adımına bağlamak ve fatura kesilmeden etiketin basılmasına izin vermemektir. Böylece hiçbir paket faturasız çıkmaz.

Faturayı pazaryerine yükleme

Faturayı düzenlemek işin yarısıdır; müşterinin sipariş ekranında görebilmesi için faturanın pazaryerine iletilmesi gerekir.

Yükleme başarısız olursa fatura düzenlenmiş ama müşteriye ulaşmamış olur. Otomasyonunuz yükleme sonucunu da kaydetmeli ve başarısız yüklemeleri ayrı bir listede göstermelidir. Pazaryeri bazında diğer fatura kurallarını pazaryeri fatura rehberi yazımızda bulabilirsiniz.

Çift fatura riskini önleme

Otomasyonun en sık yol açtığı hata, aynı siparişe iki fatura kesilmesidir. Bunu önlemek için:

• Sipariş veya paket numarasını benzersiz anahtar yapın. Bir paket için düzenlenmiş fatura varsa sistem ikinci faturayı oluşturmamalıdır.
• Elle ve otomatik kesimi aynı anda açık bırakmayın. Panelden elle kesilen fatura otomasyona bildirilmezse aynı siparişe ikinci fatura gider.
• Tekrar denemeden önce durumu sorgulayın. Bağlantı hatasıyla "gönderilemedi" görünen bir fatura aslında düzenlenmiş olabilir; yeniden göndermeden önce entegratördeki durumu kontrol edin.
• Bölünmüş paketlere dikkat edin. Trendyol'da paket başına tek fatura yüklenir; siparişi birden fazla pakete böldüyseniz her ürün satırı yalnız bir pakette ve bir faturada yer almalıdır.
• Günlük sayım yapın. Gün sonunda faturalanan sipariş sayısını fatura sayısıyla karşılaştıran basit bir rapor, çift faturayı aynı gün yakalar.

Çift fatura kesildiyse fazla olanı, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edin; 8 gün geçince GİB sistemi iptal talebine izin vermez. İptallerin GİB'e nasıl bildirildiğini e-Arşiv fatura iptal süresi yazısında anlattık.

İade ve iptal durumunda fatura

Tüketici iadesinde düzenlenen gider pusulasında stopaj yapılmaz; ayrıntılar için tüketici iadesinde gider pusulası yazımıza bakın. Otomasyon, iade edilen siparişi tespit edip ilgili belgeyi hazırlamalı ve iade edilen ürünü kontrol sonrası stoğa geri eklemelidir.

Kurulum için kontrol listesi

1. Her ürün kartında KDV oranını ve birimi (adet için C62) tanımlayın.
2. Ürün barkodlarını her pazaryerindeki kayıtla eşleştirin.
3. Fatura notu şablonuna sipariş veya paket numarasını ekleyin.
4. e-Fatura mükellefiyseniz kurumsal siparişlerde GİB kayıtlı kullanıcı sorgusunu otomatik çalıştırın.
5. Satıcı indirimi, pazaryeri indirimi ve kargo bedelinin faturaya nasıl yansıyacağını mali müşavirinizle netleştirin.
6. Faturanın kesileceği anı (kargo etiketi oluşturma gibi) belirleyin ve elle kesimi kapatın.
7. İlk günlerde otomatik kesilen faturaları siparişlerle tek tek karşılaştırın.
8. Günlük sipariş-fatura sayım raporunu ve başarısız yükleme listesini düzenli kontrol edin.

İndirim ve kupon gibi yorum gerektiren konularda uygulamanızı ve belge türü tercihlerinizi mali müşavirinizle teyit edin.