e-Arşiv FaturaSözlük
e-Arşiv İzni Kapsamında İbaresi Nedir, Zorunlu mu?
Mevzuata göre son kontrol: 28 Ekim 2026
Kısaca
e-Arşiv izni kapsamında ibaresi, belgenin elektronik ortamda oluşturulmuş bir e-Arşiv fatura olduğunu ve elinizdeki çıktının yalnızca onun görüntüsü olduğunu gösterir. Fatura şablonunda bulunması önerilir. Kesin biçim kuralı için 509 Sıra No'lu Tebliğ'e ve entegratörünüze bakın.
İçindekiler
"e-Arşiv izni kapsamında" ibaresi, e-Arşiv faturanın görüntüsünde ya da kâğıt çıktısında yer alan bir nottur. Belgenin matbu bir kâğıt fatura olmadığını, elektronik ortamda oluşturulmuş bir e-Arşiv fatura olduğunu gösterir. Uygulamada çoğunlukla "e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir" şeklinde görülür.
İbare ne anlama gelir?
İbaredeki "izin" kelimesi, e-Arşiv uygulamasının ilk dönemlerinde başvuruyla kullanılan bir sistem olmasından kalmadır. Bugün e-Arşiv çoğu mükellef için zorunludur. 1.1.2026'dan itibaren basit usul ve işletme hesabı dışındaki mükellefler tüm faturalarını tutara bakmadan e-Arşiv olarak düzenler. Buna rağmen ibare fatura şablonlarında yerini korur.
İşlevi basittir: faturanın asıl halinin elektronik kayıt olduğunu, elinizdeki PDF ya da kâğıdın yalnızca onun görüntüsü olduğunu söyler. Bu not iki taraf için önemlidir:
- Müşteri: Kargo kutusundan çıkan çıktının "kâğıt fatura" olmadığını anlar.
- Vergi denetim elemanı: Belgenin GİB'e raporlanan bir e-Arşiv kaydına karşılık geldiğini görür.
e-Arşiv izni kapsamında ibaresi kâğıt çıktıda zorunlu mu?
GİB portalı ve özel entegratörlerin fatura şablonları bu ibareyi genellikle görüntüye kendiliğinden ekler. Sorun çoğunlukla satıcının şablonu kendisi değiştirdiğinde ya da başka bir programda yeniden tasarladığında çıkar.
İbarenin birebir ifadesi ve hangi durumda bulunması gerektiği, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile GİB'in e-Arşiv kılavuzlarındaki görüntü kurallarına bağlıdır. Kesin ifade için güncel tebliğ metnini ve entegratörünüzün şablonunu kontrol edin. Pratikte en güvenli yol şudur: elektronik olarak iletilen ve çıktısı verilen her e-Arşiv faturada bu ibare görünsün.
İnternet satışlarında çıktıda tek başına bu ibare yetmez. Faturada şu bilgiler de bulunmalıdır:
- satışın yapıldığı web adresi,
- ödeme şekli ve ödeme tarihi,
- gönderiyi taşıyanın adı/unvanı ile VKN/TCKN'si,
- iade bölümü.
Ayrıntıları internet satışında e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler yazısında bulabilirsiniz. İade bölümünün ayrıca bir önemi var: tüketici malı iade ederken bu bölümü doldurup imzalar ve belge, satıcının düzenleyeceği gider pusulasının yerine geçer.
Örnek: Diyelim ki Trendyol'da örneğin 450 TL'lik bir siparişiniz var. e-Arşiv faturanın linkini sisteme gönderdiniz, müşteri de kutuda bir çıktı görmek istiyor. Pakete koyacağınız çıktıda ibare, internet satışı alanları ve iade bölümü birlikte yer almalıdır. Müşterinin kâğıt talebini nasıl karşılayacağınızı müşteri kâğıt fatura isterse ne yapılır yazısında anlattık.
İbare eksikse ne olur?
Bir belgenin e-Arşiv fatura sayılması temelde iki şeye dayanır: elektronik ortamda oluşturulmuş olması ve e-Arşiv raporuyla GİB'e bildirilmesi. Rapor en geç faturanın düzenlendiği günü izleyen günün sonuna kadar gönderilir. Yalnızca şablondaki ibarenin eksik olmasına bağlanmış özel bir yaptırım konusunda net bir açıklamaya dayanmak zordur. Şablonu hemen düzeltin ve eski faturalar için durumu mali müşavirinizle teyit edin.
Asıl ve somut risk tersi durumdur: e-Belge zorunluluğu varken matbaadan basılmış kâğıt fatura düzenlemek. Bu durumda belge hiç düzenlenmemiş sayılır ve her kâğıt belge için ayrı VUK 353 cezası uygulanır. 2026'da bu ceza belge tutarının %10'u olarak hesaplanır ve ilk tespitte asgari 17.000 TL'dir.
Kâğıt koçana "e-Arşiv izni kapsamında" yazmak da belgeyi e-Arşiv yapmaz. İbare yalnızca elektronik kaydın görüntüsünde anlam taşır.
e-Fatura ile farkı
Bu ibare e-Arşiv faturaya özgüdür. Hangi belgenin düzenleneceği satıcının durumuna bağlıdır:
- Satıcı e-Fatura mükellefiyse: Alıcı kayıtlı e-Fatura kullanıcısı olduğunda e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenler.
- Satıcı yalnız e-Arşiv kullanıyorsa: Alıcı kayıtlı e-Fatura kullanıcısı olsa bile e-Arşiv düzenler. Bu fatura geçerlidir.
| Ölçüt | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | kayıtlı e-Fatura kullanıcısı (satıcı da e-Fatura mükellefiyse) | kullanıcı olmayan alıcı, tüketici; satıcı yalnız e-Arşiv kullanıyorsa kayıtlı kullanıcı da |
| İletim | GİB üzerinden alıcının sistemine | e-posta, SMS, link ya da kâğıt çıktı |
| GİB'e bildirim | gönderimle birlikte GİB'den geçer | e-Arşiv raporuyla, en geç izleyen günün sonu |
| Kâğıt çıktı | alıcı belgeyi kendi sisteminde görür | tüketiciye çıktı verilebilir; ibare burada önem kazanır |
| Kabul/red | TICARIFATURA'da 8 gün içinde | sistem içi kabul/red yok |
| İptal/itiraz | iletimden itibaren 8 gün | iletimden itibaren 8 gün |
e-Fatura alıcının sistemine GİB üzerinden ulaştığı için "bu çıktı elektronik belgenin görüntüsüdür" notuna ihtiyaç duyulan bir kâğıt teslim aşaması genellikle yoktur. Daha geniş kıyas için e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark yazısına bakabilirsiniz.
Şablonunuzu kontrol edin
Entegratör değiştirdiyseniz, faturaya logo eklediyseniz ya da pazaryerine PDF yüklüyorsanız (örneğin Hepsiburada'da siparişe PDF yüklemek gibi) şablonu bir kez gözden geçirin:
Sık görülen diğer şablon ve veri hatalarını e-Arşiv fatura hatalarını önleme rehberi yazısında topladık.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv izni kapsamında ibaresi olmayan fatura geçersiz mi?
Belgenin niteliğini temelde elektronik ortamda oluşturulması ve e-Arşiv raporuyla GİB'e bildirilmesi belirler. İbarenin eksikliğine özgü yaptırım konusunda net bir açıklamaya dayanmak zordur. Şablonu düzeltin ve durumu mali müşavirinizle teyit edin.
Müşteriye kâğıt çıktısı verilen e-Arşiv fatura kâğıt fatura sayılır mı?
Hayır. Çıktı, elektronik olarak düzenlenmiş belgenin görüntüsüdür. İbare de çıktının bu niteliğini gösterir. Matbaadan basılmış kâğıt fatura düzenlemek ise ayrı bir durumdur ve e-Belge zorunluluğu varken belge hiç düzenlenmemiş sayılır.
e-Faturada da bu ibare bulunur mu?
Bu ibare e-Arşiv faturaya özgü bir nottur. e-Fatura, alıcının sistemine GİB üzerinden iletilir ve görüntüsünde belge türü e-Fatura olarak yer alır.
Kaynaklar
#e-Arşiv fatura#fatura şablonu#kâğıt çıktı#e-Fatura#509 Sıra No'lu Tebliğ
Kafatura Editör Ekibi
Pazaryeri satıcılarının günlük sorularını, doğrulanmış mevzuat bilgi tabanına dayanarak yanıtlıyoruz. Bir hata ya da güncel olmayan bilgi görürseniz bize yazın.
