Pazaryeri Hakediş Mutabakatı Nasıl Yapılır? Adım Adım

Pazaryeri hakediş mutabakatı, pazaryerinin banka hesabınıza yatırdığı tutarı siparişleriniz, kestiğiniz faturalar, iadeler ve pazaryerinin yaptığı kesintilerle satır satır eşleştirerek her kuruşun nereden geldiğini açıklama işidir. Mutabakat yapılmazsa eksik ödenen siparişler, mükerrer kesintiler veya faturası kesilmemiş satışlar aylar sonra, düzeltmesi zorlaştığında ortaya çıkar. Bu rehberde Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon gibi pazaryerlerinde uygulayabileceğiniz adım adım yöntemi, sık görülen fark nedenlerini ve aylık kontrol listesini bulacaksınız.

Hakediş nedir, hangi kalemlerden oluşur?

Hakediş, pazaryerinin müşteriden tahsil ettiği satış bedelinden kendi alacaklarını ve yasal kesintileri düştükten sonra size ödediği tutardır. Her kalemin arkasında bir belge vardır; mutabakatın özü, hakediş raporundaki her satırı bu belgelerle eşleştirmektir.

Pazaryerinin size kestiği faturaların KDV'si indirilecek KDV'dir ve bedelleri genellikle hakedişten mahsup edilir. Bu faturaların muhasebe kaydını pazaryeri komisyon faturası muhasebe kaydı yazısında gösterdik.

Mutabakat için hangi belgeleri toplamalısınız?

Başlamadan önce aynı dönem için şu listeleri tek bir çalışma dosyasında toplayın:

• Sipariş listesi: Sipariş ve paket numarası, sipariş ve teslim tarihi, durum, tutar ve indirimler. Trendyol sipariş verisinde satıcı indirimi lineSellerDiscount, Trendyol'un karşıladığı indirim lineTyDiscount alanında gelir.
• Satış faturaları listesi: Fatura numarası, tarihi, tutarı ve ilgili sipariş numarası.
• İade ve iptal listesi: İade nedeni, iadenin depoya ulaştığı tarih ve düzenlenen iade belgesi.
• Hakediş veya cari hesap raporu: Pazaryeri panelinden indirilen ödeme detayı.
• Pazaryerinin size kestiği faturalar: e-Fatura mükellefiyseniz gelen kutunuzdan, değilseniz panelden.
• Banka ekstresi: Pazaryerinden gelen ödemeler, açıklama ve tarihleriyle.

Eşleştirmenin anahtarı sipariş numarasıdır. Sipariş numarasını her faturanın notuna yazmayı alışkanlık hâline getirirseniz fatura ile siparişi eşleştirmek kolaylaşır.

Mutabakat dosyasını nasıl kurmalısınız?

Mutabakatı her ay sıfırdan yapmak yerine, her pazaryeri için aynı sütunlara sahip tek bir çalışma dosyası kurun. Sipariş başına bir satır açın ve şu sütunları doldurun:

Bu yapı, bir siparişin satıştan ödemeye kadar bütün izini tek satırda gösterir. Ay sonunda boş kalan hücreler doğrudan kontrol edilmesi gereken kalemlerdir.

Adım adım pazaryeri hakediş mutabakatı

1. Siparişleri faturalarla eşleştirin

Teslim edilen her siparişin bir satış faturası olmalı ve fatura tutarı müşterinin ödediği tutarla aynı olmalıdır. Eşleşmeyen satırları üç gruba ayırın:

• Faturası olmayan sipariş: Fatura, malın tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir; süre kaçtıysa hemen mali müşavirinizle konuşun. Ayrıntılar için fatura kaç gün içinde kesilmeli yazısına bakın.
• Siparişi olmayan fatura: Çoğu zaman aynı siparişe iki kez kesilmiş faturadır; iptal süresi kısıtlı olduğu için hızlı davranın.
• Tutarı farklı olan: Genellikle indirim veya kupon tutarının faturaya farklı yansıtılmasından kaynaklanır.

2. İade ve iptalleri ayırın

Kargoya verilmeden iptal edilen sipariş hakedişe hiç girmez. Teslimden sonra gelen iade ise genellikle bir sonraki hakedişten düşülür. Her iade için bir iade belgesi bulunduğunu kontrol edin: tüketiciden gelen iadede gider pusulası düzenlenir ya da e-Arşiv faturanın iade bölümü kullanılır. İki taraf da e-Fatura mükellefiyse alıcı IADE tipinde e-Fatura düzenler; aksi hâlde iade faturası e-Arşiv olarak düzenlenir. Ayrıntılar için tüketici iadesinde gider pusulası yazımıza bakabilirsiniz.

3. Kesintileri pazaryerinin faturalarıyla karşılaştırın

Hakediş raporundaki komisyon, kargo, hizmet bedeli ve reklam toplamları, aynı dönem için pazaryerinin size kestiği faturaların toplamına eşit olmalıdır. Faturası gelmeyen bir kesinti varsa hem gider belgeniz eksik kalır hem de KDV'sini indiremezsiniz; faturayı pazaryerinden talep edin. Komisyon oranı sözleşmedekinden farklı görünüyorsa ürünün kategorisini ve dönemdeki kampanya koşullarını kontrol edin.

4. Stopajı yeniden hesaplayın

E-ticaret stopajı, KDV hariç ürün satış bedelinin %1'idir; komisyon, kargo ve hizmet bedelleri matrahtan düşülmez. Hakedişteki stopaj satırını kendi hesabınızla karşılaştırın. Bedeli pazaryeri dışında, örneğin kapıda ödemeyle tahsil edilen satışlarda stopaj yapılmaz. Kesilen tutarı 193 Peşin Ödenen Vergiler ve Fonlar hesabına alın; matrah, mahsup ve iade durumları için e-ticaret stopajı rehberimize bakın.

5. Beklenen hakedişi banka hareketiyle karşılaştırın

Önceki adımların sonucunu tek bir formülde birleştirin:

Pazaryerleri ödemeleri sipariş sipariş değil, toplu olarak ve belirli günlerde yapar. Bu yüzden banka hareketini tek bir siparişle değil, pazaryerinin ödeme dönemi veya ödeme numarasıyla eşleştirin.

6. Farkları açıklayın ve kapatın

Her farkı bir nedene bağlayın. Bir sonraki ödemede kapanacağını bildiğiniz kalemleri "açık kalem" listesine yazın ve izleyin. Açıklanamayan farkları sipariş numarası ve tutarıyla birlikte pazaryerinin satıcı destek kanalına iletin; yanıtı ve sonucu aynı listeye not edin.

Örnek: bir ödeme döneminin mutabakatı

Aşağıdaki rakamlar örnektir; tüm ürünlerin %20 KDV'li olduğu ve pazaryeri faturalarının hakedişten mahsup edildiği varsayılmıştır.

Bu örnekte fark, dönemin son günü teslim edilen ve net etkisi 240,00 TL olan bir siparişin bir sonraki ödemeye aktarılmasından kaynaklanıyor. Bu satır açık kalem olarak bir sonraki döneme taşınır; bir sonraki ödemede kapanmazsa pazaryerine sorulur. Stopajın KDV hariç net satış üzerinden hesaplandığına, komisyonun düşülmediğine dikkat edin.

Sık görülen fark nedenleri

Pazaryerinin karşıladığı indirimin müşteri faturasına nasıl yansıtılacağı konusunda açık bir GİB düzenlemesi bulunmuyor; uygulamanızı mali müşavirinizle netleştirin. Pazaryerine kesmeniz gereken faturalar için pazaryeri fatura rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

Ödeme süresi: yasal sınır ne?

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun'un Ek 1. maddesine göre pazaryeri, satış bedelini tasarrufuna girdiği ve sipariş alıcıya ulaştığı tarihten itibaren 5 iş günü içinde satıcıya ödemezse bu durum haksız ticari uygulama sayılır.

Platformların kendi ödeme günleri ve vade kuralları satıcı sözleşmelerinde yer alır ve değişebilir. Mutabakat dosyanızda teslim tarihi ile ödeme tarihi arasındaki süreyi de bir sütun olarak izleyin; gecikmeleri bu sayede belgeleyebilirsiniz.

Muhasebede hakedişin karşılığı

Mutabakat yalnız bir kontrol değildir, muhasebe kaydının da dayanağıdır. Satış faturaları pazaryerinin cari hesabına (120 Alıcılar) borç, pazaryerinin size kestiği faturalar 320 Satıcılar hesabına alacak yazılır. Ödeme geldiğinde banka, stopaj (193) ve pazaryeri faturalarının mahsubu tek kayıtta kapanır. Mutabakatta açıklanamayan bir fark kaldıysa bu fark cari hesapta da açık kalır; ay sonunda iki tarafın da sıfırlandığını kontrol edin.

Aylık kontrol listesi

1. Her pazaryeri için hakediş raporunu, sipariş listesini ve banka ekstresini aynı dönem için indirin.
2. Teslim edilen her siparişin faturasını eşleştirin; faturasız siparişi aynı gün tamamlayın.
3. İade ve iptalleri ayırın, her iade için belge düzenlendiğini kontrol edin.
4. Pazaryeri faturalarının toplamını hakedişteki kesintilerle karşılaştırın; eksik faturayı talep edin.
5. Stopajı KDV hariç satış bedeli üzerinden yeniden hesaplayın ve 193 hesabına alın.
6. Pazaryerinin karşıladığı kupon ve indirimler için kesmeniz gereken faturaları kontrol edin.
7. Beklenen hakedişi banka hareketiyle karşılaştırın, farkları açık kalem listesine yazın.
8. Önceki ayın açık kalemlerinin kapandığını doğrulayın; kapanmayanları destek kaydıyla takip edin.

Birden fazla pazaryerinde satış yapıyorsanız bu listeyi her kanal için ayrı uygulayın; kanalların toplamı yalnız ay sonu özetinde bir araya gelmelidir. Kanal bazında kârlılığı ölçmek için pazaryerinde kâr hesaplama rehberimizi de kullanabilirsiniz. Kayıt yapınızı ve fark kapatma yönteminizi mali müşavirinizle teyit edin.