e-Fatura ve e-Arşiv İptali, İtirazı ve İade Faturası

e-Fatura iptal işlemi, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılabilir. Bu süre dolduktan sonra GİB sistemi iptal ve itiraz talebine izin vermez; hatayı ya da iadeyi artık iade faturası veya gider pusulasıyla belgelemeniz gerekir. Aynı 8 günlük süre e-Arşiv faturalar için de geçerlidir.

Bu rehberde iptalin ve itirazın nasıl yapıldığını, iade faturasının kim tarafından hangi tiple düzenlendiğini, tüketici iadelerinde gider pusulası ile e-Arşiv iade bölümünün kullanımını ve her durum için ne yapılacağını gösteren bir karar tablosunu bulacaksınız.

e-Fatura iptal süresi: 8 gün kuralı

Süre Türk Ticaret Kanunu'nun 21/2. maddesinden gelir: faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde içeriğine itiraz etmezse faturayı kabul etmiş sayılır. GİB de iptal ve itiraz işlemlerini bu süreye bağlamıştır. Süre, belgenin alıcıya iletildiği tarihten başlar.

1.5.2021'den beri e-Fatura ve e-Arşiv iptalleri GİB'e elektronik olarak bildirilir. Yani yalnızca kendi yazılımınızda faturayı "iptal edildi" diye işaretlemek yeterli değildir; iptal GİB portalı ya da özel entegratörünüz üzerinden sisteme de iletilmelidir. 8 gün geçtikten sonra sistem bu bildirimi kabul etmez.

Senaryoya göre iptal ve red

e-Faturada iptalin nasıl yürüyeceğini faturanın senaryosu belirler.

TICARIFATURA: alıcı sistem üzerinden reddeder

Ticari faturada alıcı, faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde e-Fatura sistemi üzerinden kabul veya red yanıtı verebilir. Reddedilen fatura hükümsüz hale gelir; bu fatura için ayrıca iade faturası düzenlenmesi gerekmez. Satıcı doğru bilgilerle yeni bir fatura keser.

TEMELFATURA: sistem içi red yok

Temel faturada sistem içinde kabul veya red yanıtı yoktur. Taraflar faturanın iptalinde anlaşırsa iptal talebi GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden bildirilir. Alıcı faturaya itiraz ediyorsa aşağıdaki harici itiraz yollarından birini kullanması gerekir. Senaryolar arasındaki diğer farklar için e-Fatura senaryoları ve fatura tipleri yazımıza bakabilirsiniz.

e-Arşiv fatura

e-Arşiv faturayı düzenleyen satıcı, 8 gün içinde faturayı iptal edebilir; iptal bilgisi GİB'e e-Arşiv bildirimleriyle iletilir. Tüketiciye düzenlenen faturalarda pratik ayrıntılar için e-Arşiv fatura iptal süresi yazımızı okuyabilirsiniz.

İtiraz yolları

Alıcı, kendisine gelen bir faturanın içeriğine katılmıyorsa harici itiraz yoluna başvurur. Harici itiraz şu yollardan biriyle yapılır:

• Noter aracılığıyla
• Taahhütlü mektupla
• Telgrafla
• Güvenli elektronik imza ile KEP (kayıtlı elektronik posta) üzerinden

Yapılan itiraz, GİB portalı veya özel entegratör üzerinden sisteme de bildirilir. Böylece fatura GİB kayıtlarında itiraz edilmiş olarak görünür. İtiraz da 8 günlük süre içinde yapılmalıdır.

İade faturası: alıcı e-Fatura mükellefiyse

Satılan mal iade edildiğinde iade işlemini kimin belgeleyeceği alıcının statüsüne göre değişir. İki taraf da e-Fatura mükellefiyse iadeyi, malı geri gönderen taraf (asıl faturadaki alıcı) belgeler:

1. Alıcı, IADE tipinde bir e-Fatura düzenler.
2. Asıl fatura tevkifatlıysa tip TEVKIFATIADE olur.
3. İade faturasında asıl faturaya referans verilir (fatura numarası ve tarihi).
4. İade faturası, asıl faturayı düzenleyen satıcıya e-Fatura olarak gönderilir.

Örneğin toptan müşteriniz olan ve e-Fatura kullanan bir mağaza, 3 hafta önce aldığı 20 kolinin 4'ünü kusurlu diye geri gönderiyorsa bu 4 koli için iade faturasını mağaza keser. Siz bu faturayı alış gibi değil, satışınızı düzelten bir belge olarak kaydedersiniz.

Ticari faturada alıcı 8 gün içinde faturayı reddettiyse iade faturasına gerek yoktur; çünkü reddedilen fatura hükümsüzdür. Tevkifatlı faturalarda oranların doğru aktarılması için KDV tevkifat kodları ve oranları yazımız işinize yarayabilir.

Tüketici iadesi: gider pusulası ve e-Arşiv iade bölümü

Pazaryeri satıcısının günlük hayatında en sık karşılaşılan durum tüketici iadesidir. Vergi mükellefi olmayan tüketici iade faturası düzenleyemez. Bu yüzden iadeyi satıcı belgeler.

Gider pusulası

Satıcı, iade aldığı mal için gider pusulası düzenler. GİB özelgesine göre bu gider pusulasında GVK 94. madde kapsamında stopaj yapılmaz; iade edilen mala ait KDV için KDV Kanunu'nun 35. maddesine göre düzeltme yapılabilir. Gider pusulasında asıl faturanın numarası ve tarihi ile iade edilen malın bilgileri yer almalıdır.

e-Arşiv faturadaki iade bölümü

İnternetten satılan malı iade eden tüketici, e-Arşiv faturanın çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalayarak iadeyi belgeleyebilir. Bu belge, satıcının düzenleyeceği gider pusulasının yerine geçer. Pratikte pazaryeri iadelerinde müşterilerin çoğu bu bölümü doldurmadan ürünü gönderdiği için satıcılar genellikle gider pusulası yolunu kullanır.

Tüketici mesafeli satışta malı teslim aldığı günden itibaren 14 gün içinde cayma hakkını kullanabilir; satıcı da bedeli 14 gün içinde iade eder. Cayma kuralları için mesafeli satış ve cayma hakkı, gider pusulasının düzenlenişi için tüketici iadesinde gider pusulası yazılarımıza bakın.

Kısmi iade

Siparişin yalnız bir kısmı iade edildiğinde asıl fatura iptal edilmez; yalnız iade edilen kalemler belgelenir. Örneğin müşteri üç ürünlük bir Trendyol siparişinden bir ürünü cayma hakkıyla geri gönderdiyse, gider pusulası yalnız o ürün için, asıl faturadaki birim fiyat ve KDV oranıyla düzenlenir. Kalan iki ürünün satışı olduğu gibi geçerli kalır.

Kurumsal alıcıda da mantık aynıdır: alıcının düzenleyeceği IADE tipi e-Fatura yalnız geri gönderilen miktarı içerir ve asıl faturaya referans verir.

Karar tablosu: hangi durumda ne yapılır?

İptal ve iadenin KDV etkisi

İptal ile iade, KDV açısından farklı sonuç doğurur. 8 gün içinde iptal edilen fatura hükümsüz sayıldığı için o faturadaki KDV hiç doğmamış gibi işlem görür; doğru fatura yeniden düzenlenir ve beyanname yalnız geçerli faturaya göre hazırlanır.

İadede ise asıl satış geçerliliğini korur, iade ayrı bir belgeyle kayda alınır. Satıcı, daha önce beyan ettiği KDV'yi KDV Kanunu'nun 35. maddesine göre düzeltir; tüketici iadesinde bu düzeltmenin dayanağı gider pusulası ya da e-Arşiv faturanın iade bölümüdür. Kurumsal alıcının düzenlediği iade faturasında ise iade KDV'si bu belgede gösterilir.

Düzeltmenin hangi dönemde yapılacağı, iadenin satışla aynı ayda mı yoksa sonraki bir dönemde mi gerçekleştiğine göre değişebilir. Özellikle ay sonuna denk gelen iadelerde dönem seçimini mali müşavirinizle teyit edin.

Sık yapılan hatalar

• 8 günü düzenleme tarihinden saymak: Süre, faturanın alıcıya iletildiği tarihten başlar. Yine de iletim tarihini sonradan ispatlamak zor olabileceği için işlemi erken yapmak en güvenli yoldur.
• Faturayı yalnız yazılımda iptal etmek: İptal GİB'e bildirilmezse fatura GİB kayıtlarında geçerli görünmeye devam eder.
• Süre geçtikten sonra iptal denemek: 8 gün dolduktan sonra sistem talebi kabul etmez; bu noktada iade belgesi veya mali müşavirinizle belirleyeceğiniz başka bir düzeltme yolu gerekir.
• Reddedilen ticari fatura için iade faturası beklemek: Ticari faturada 8 gün içinde yapılan red, faturayı hükümsüz kılar; ayrıca iade faturası gerekmez.
• Tüketiciden iade faturası istemek: Vergi mükellefi olmayan tüketici iade faturası düzenleyemez; belgeyi satıcı düzenler.
• Tevkifatlı faturada düz IADE tipi kullanmak: Asıl fatura tevkifatlıysa iade faturasının tipi TEVKIFATIADE olmalıdır.
• Kısmi iadede tüm faturayı iptal etmek: Yalnız iade edilen kalemler belgelenir; asıl faturanın geri kalanı geçerliliğini korur.

Pazaryeri satıcıları için pratik akış

Siparişi faturaladıktan sonra müşteri siparişi kargo öncesi iptal ederse, faturayı 8 gün içinde iptal edip GİB'e bildirin ve pazaryeri paneline yüklenmiş fatura varsa pazaryerinin kurallarına göre güncelleyin. Trendyol'da paket başına tek fatura yüklenebildiği için iptal edilen faturanın panelde kalmaması önemlidir.

Ürün kargoya verildikten sonra gelen iadelerde ise süreç iade üzerinden yürür. Her iade onayında:

1. İade gelen ürünü ve asıl faturayı eşleştirin.
2. Tüketici iadesiyse gider pusulası düzenleyin; kurumsal alıcıysa alıcıdan iade faturası isteyin.
3. Stok kaydını ve KDV düzeltmesini aynı dönemde yapın.
4. Belgeleri asıl faturayla birlikte arşivleyin.

Bu akışın her ay aynı şekilde işlemesi, dönem sonunda iade ile satış kayıtlarının tutmaması sorununu büyük ölçüde önler. Vergi düzeltmesinin dönemi ve tutarı konusunda tereddüt varsa mali müşavirinizle teyit edin.