e-İrsaliye Zorunluluğu 2026: Kimler Geçmeli, Nasıl Düzenlenir?

e-İrsaliye zorunluluğu, 2021 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10.000.000 TL ve üzeri olan e-Fatura mükelleflerini, hadde ulaştıkları yılı izleyen yılın 1 Temmuz'undan itibaren kapsar. Bazı sektörler ise hasılatlarına bakılmaksızın e-İrsaliye düzenlemek zorundadır. Kapsama giren mükellef, malı sevk etmeden önce e-İrsaliye düzenleyip GİB'e iletir.

Bu rehberde kimlerin geçmesi gerektiğini, pazaryeri satıcılarının hangi durumlarda irsaliyeyle karşılaştığını, e-İrsaliyenin adım adım nasıl düzenlendiğini ve düzenlenmemesinin cezasını anlatıyoruz.

e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsıyor?

e-İrsaliye'ye geçiş iki yoldan doğar: hasılat haddi ve faaliyet konusu. Her iki durumda da temel kurallar 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nde yer alır; kapsam 535 ve 573 Sıra No'lu tebliğlerle genişletilmiştir.

Hasılat haddi: 10.000.000 TL

2021 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10.000.000 TL ve üzeri olan e-Fatura mükellefleri, izleyen yılın 1 Temmuz'undan itibaren e-İrsaliye'ye geçer. Yani 2025 hasılatı hadde ulaşan mükellef için geçiş tarihi 1 Temmuz 2026, 2026 hasılatı hadde ulaşan mükellef için 1 Temmuz 2027'dir.

Bu had yalnız e-Fatura mükelleflerine uygulanır. Henüz e-Fatura'ya geçmemiş bir işletme için önce e-Fatura haddi gündeme gelir; e-Fatura hadleri ve geçiş tarihleri için e-Fatura zorunluluğu yazımıza bakabilirsiniz.

Hasılat haddi 2018–2020 hesap dönemleri için 25.000.000 TL idi; bu eski had 2021'den itibaren 10.000.000 TL'ye indirildi.

Hasılattan bağımsız olarak kapsamda olanlar

Aşağıdaki gruplar hasılat tutarına bakılmaksızın e-İrsaliye düzenler:

• ÖTV (I) ve (III) sayılı listelerdeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellefler
• Maden ruhsatı sahipleri
• Şeker üreticileri
• Demir-çelik ürünleri (GTİP 72 ve 73. fasıllar) ile ilgili faaliyet gösteren mükellefler
• Gübre ile sebze-meyve ticaretiyle ilgili belirli gruplar
• İDİS (İnşaat Demiri İzleme Sistemi) kapsamında brüt satışı 1.000.000 TL'yi aşanlar

Bu grupların her biri için başlangıç tarihleri ve alt kapsamlar farklıdır; faaliyetiniz bu listelerden birine giriyorsa kapsamı mali müşavirinizle teyit edin.

Pazaryeri satıcısı e-İrsaliye düzenlemeli mi?

Pazaryeri satıcılarının büyük çoğunluğu 10.000.000 TL haddinin altında olduğu için e-İrsaliye mükellefi değildir. Bu, irsaliye hiç gerekmediği anlamına gelmez; e-İrsaliye mükellefi olmayan satıcı, irsaliye gereken durumlarda kâğıt sevk irsaliyesi düzenler.

Pazaryeri satışında irsaliye ile şu durumlarda karşılaşırsınız:

• Siparişin müşteriye gönderimi: Fatura kargoya vermeden önce kesilip ürünle birlikte ya da elektronik olarak iletiliyorsa, uygulamada ayrıca irsaliye düzenlenmez. Faturayı sonradan kesiyorsanız durumu mali müşavirinizle değerlendirin.
• Fulfillment deposuna gönderim: Malınızı pazaryerinin deposuna ya da bir lojistik firmasının deposuna gönderirken satış olmadığı için fatura düzenlenmez; bu sevkiyat irsaliyeyle belgelenir.
• Kendi depolarınız arası taşıma: Şube, depo veya atölye arasındaki mal hareketleri de irsaliye gerektirir.
• Tedarikçiden alış: Size gelen malla birlikte tedarikçinizin irsaliyesi gelir; e-İrsaliye mükellefiyseniz bu belgeye sistem üzerinden yanıt vermeniz gerekir.

Hasılatı hızla büyüyen satıcılar için pratik bir öneri: yıllık brüt satış hasılatınız 10.000.000 TL'ye yaklaşıyorsa, geçiş yükümlülüğü doğmadan önce sevkiyat süreçlerinizi e-İrsaliye'ye uygun hale getirin. Depo, kargo ve muhasebe ekiplerinin yeni akışı birkaç ay önceden denemesi, 1 Temmuz'daki zorunlu geçişi sorunsuz hale getirir.

e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

Yöntem seçimi

e-İrsaliye de e-Fatura gibi GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon ile kullanılır. e-İrsaliye başvurusu e-Fatura başvurusundan ayrıdır; e-Fatura için kullandığınız entegratör genellikle e-İrsaliye hizmetini de sunar. Günlük çok sayıda sevkiyatı olan işletmeler için portal yerine entegrasyon daha pratiktir.

Adım adım düzenleme

1. Sevkiyattan önce belgeyi hazırlayın. e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB'e iletilmelidir. Mal yola çıktıktan sonra düzenlenen belge zamanında düzenlenmiş sayılmaz.
2. Alıcı ve teslim bilgilerini girin. Alıcının unvanı, VKN/TCKN'si ve teslim adresi eksiksiz olmalıdır.
3. Mal bilgilerini girin. Malın cinsi, miktarı ve birimi (adet için C62, kilogram için KGM) doğru seçilmelidir.
4. Taşıma bilgilerini ekleyin. Taşıyıcı firma veya araç ve sürücü bilgileri, sevk tarihi ve saati belgeye yazılır.
5. Belgeyi GİB'e iletin ve alıcıya gönderin. e-İrsaliye mükellefi alıcıya belge sistem üzerinden ulaşır.
6. Alıcı yanıtını takip edin. Alıcı fiili sevkten itibaren 7 gün içinde yanıt verir.
7. Faturayı düzenleyin. Satışa ait fatura, teslimden itibaren en geç 7 gün içinde, irsaliyeye referans verilerek kesilir. Ayrıntı için fatura kaç gün içinde kesilmeli yazımıza bakın.

Alıcı yanıt türleri

e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki farklar

İki belge sık karıştırılır; ancak amaçları ve süreleri farklıdır.

Günlük iş akışı nasıl değişir?

e-İrsaliye'ye geçen bir pazaryeri satıcısının günlük akışında en büyük değişiklik, belgenin kargo çıkışından önce hazır olması zorunluluğudur. Tipik bir akış şöyledir:

1. Pazaryerinden gelen siparişler ve depo transfer talepleri toplanır.
2. Fatura kargoya vermeden önce kesilip malla birlikte ya da elektronik olarak iletilmiyorsa, sevk edilecek her gönderi için e-İrsaliye düzenlenir.
3. Fulfillment deposuna yapılan toplu gönderimlerde, gönderilen tüm kalemleri içeren tek bir e-İrsaliye düzenlenir ve depo kayıtlarıyla eşleştirilir.
4. Kargo firmasına teslimden önce belgelerin GİB'e iletildiği kontrol edilir.
5. Tedarikçilerden gelen e-İrsaliyelere 7 gün içinde yanıt verilir.

Bu akışta en sık yaşanan sorun, yoğun günlerde belgenin mal yola çıktıktan sonra düzenlenmesidir. Kargo etiketinin basılmasını e-İrsaliye oluşturma adımına bağlamak bu riski azaltır.

e-İrsaliye düzenlememenin cezası

Sevk irsaliyesi (e-İrsaliye dahil) düzenlememek veya almamak VUK 353/2 kapsamında özel usulsüzlük cezasına konu olur. 2026'da ceza her belge için tespit sırasına göre 17.000 TL ile 170.000 TL arasında değişir. Bir tespitte kesilecek ceza 1.700.000 TL'yi, bir takvim yılında kesilecek toplam ceza 17.000.000 TL'yi aşamaz.

e-Belge zorunluluğu başladıktan sonra kâğıt belge düzenlemek de risklidir: GİB düzenlemelerine göre zorunluluk varken kâğıt olarak düzenlenen belge hiç düzenlenmemiş sayılır ve her belge için ayrı ceza uygulanır. Ceza tutarlarının tamamı ve hesap örnekleri için fatura özel usulsüzlük cezası yazımıza göz atın.

e-İrsaliyede sık yapılan hatalar

• Belgeyi sevkten sonra düzenlemek: e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenmelidir; araç yola çıktıktan sonra oluşturulan belge bu şartı karşılamaz.
• Yanlış birim kullanmak: Adet için C62 yerine farklı bir kod seçmek, alıcı tarafında miktar uyuşmazlığına ve kısmi kabul yanıtlarına yol açar.
• Alıcı yanıtını takip etmemek: Red veya kısmi kabul gelen gönderiler faturalanmadan önce netleştirilmelidir; aksi halde fatura ile irsaliye birbirini tutmaz.
• Depo transferlerini unutmak: Satış olmadığı için faturası kesilmeyen depo ve fulfillment sevkiyatları en sık belgesiz kalan hareketlerdir.
• e-Fatura başvurusunu yeterli sanmak: e-İrsaliye ayrı bir uygulamadır; e-Fatura kullanıcısı olmanız e-İrsaliye düzenleyebildiğiniz anlamına gelmez, başvurunun ayrıca yapılması gerekir.
• Taşıma bilgisini eksik girmek: Taşıyıcı, araç ve sürücü bilgileri eksik olan belge yolda yapılacak bir denetimde sorun yaratabilir.

Geçiş için kontrol listesi

• Önceki yılın brüt satış hasılatı 10.000.000 TL'ye ulaştı mı ve e-Fatura mükellefi misiniz?
• Faaliyetiniz hasılattan bağımsız kapsama giren sektörlerden birinde mi?
• Geçiş tarihiniz (izleyen yılın 1 Temmuz'u) belli mi?
• e-İrsaliye başvurusu portal veya entegratör üzerinden yapıldı mı?
• Depo, fulfillment ve şube sevkiyatları için belge akışı tanımlandı mı?
• Sevkiyat ekibi belgenin maldan önce düzenlenmesi gerektiğini biliyor mu?
• Alıcı yanıtları ve 7 günlük süre takip ediliyor mu?